Duiding bij het voorbeeld voor statuten van een vzw

Je mag wijzigingen aanbrengen in het voorbeelddocument. Voor het grootste gedeelte herneemt het voorbeeld het algemene stelsel voorgeschreven door de wetgeving op de verenigingen zonder winstoogmerk (Wet van 27 juni 1921 op verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002, hierna de wet genoemd), en voor het overige op de gebruikelijke werkingsregels van een vzw.

Buiten enkele gebieden waar de wet verplichte vermeldingen voorziet, staat het de leden vrij hun vereniging te organiseren zoals zij dat wensen. Er wordt aangeraden te verwijzen naar de tekst van de wet of naar het formulier waarin de essentiële punten die in de statuten moeten worden opgenomen, vermeld staan.

De onderstaande lijst met de punten die vatbaar zijn voor wijzigingen is niet volledig. Deze nota streeft er enkel naar om de aandacht van de lezer te vestigen op bepaalde specifieke keuzes waarvoor werd gekozen bij het opstellen van de ontwerpstatuten.
 

De toetredende leden

De rechten en de plichten van de toetredende leden worden niet door de wet vastgelegd: er wordt enkel verwezen naar de verplichting om ze in de statuten van de vereniging op te nemen.

De ontwerpstatuten voorzien een vrij logge procedure voor de uitsluiting van een toetredend lid. Vanwaar die keuze? Eenvoudigweg omdat de Juridische dienst geregeld vragen krijgt van toetredende leden die door hun club werden uitgesloten. Zonder te willen ingaan op de gegrondheid van deze uitsluitingen werd er vastgesteld dat bedoelde personen zich vaak het 'slachtoffer' voelden van willekeurige handelingen van de persoon die de beslissing tot uitsluiting had genomen.

Bijgevolg is het van belang een formeel en onbetwistbaar karakter te geven aan de uitsluiting van een lid, niet alleen om deze laatste te beschermen tegen eventuele misbruiken, maar ook en vooral om de beslissing van de club onaanvechtbaar te maken en ze beter door iedereen te doen aanvaarden, aangezien zij werd genomen met naleving van de rechten van de verdediging en door een bijzondere meerderheid van de werkende leden.

Men kan echter een vereenvoudigde procedure voorzien voor het uitsluiten van toetredende leden, aangezien zij niet over dezelfde wettelijke bescherming genieten als de werkende leden.
 

De uitsluiting van een effectief lid

De voorgestelde statuten stellen dat de beslissing tot uitsluiting moet worden genomen met een meerderheid van 2/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen, zonder aanwezigheidsquorum. De wet vereist geen enkele bijzondere meerderheid of aanwezigheidsquorum om dergelijke beslissingen te nemen. Zij legt alleen maar de verplichting op om een stemming te houden tijdens de algemene vergadering.

In de praktijk lijkt het evenwel handiger te opteren voor een systeem dat betere waarborgen biedt voor de rechten van de leden van de vereniging evenals de rechten van de verdediging. Bovendien dient te worden verwezen naar wat onder het vorige punt werd vermeld i.v.m. de uitsluiting van toetredende leden.
 

Vertegenwoordiging van een lid

De leden mogen zich enkel laten vertegenwoordigen door een derde indien dit door de statuten wordt toegelaten. Een toetredend lid dient als een derde te worden beschouwd, wat voor gevolg heeft dat de mogelijkheid voor een werkend lid om zich te laten vertegenwoordigen door een toetredend lid in de statuten moet worden vermeld.

Uit praktische overwegingen voorzien de ontwerpstatuten de mogelijkheid tot vertegenwoordiging van een werkend lid door een toetredend lid, maar niet door andere derden (bijvoorbeeld d.m.v. een bijzondere volmacht).
 

Niet-betaalde bijdragen - als ontslagnemend lid beschouwd

De wet op de vzw's bepaalt dat de statuten mogen voorzien dat een lid dat nalaat zijn bijdragen te betalen als ontslagnemend mag worden beschouwd. Als dit niet in de statuten is voorzien, moet de algemene uitsluitingsprocedure voor dit lid worden gevolgd en moet de algemene vergadering worden bijeengeroepen ...

Omdat deze oplossing verre van praktisch is, bieden de ontwerpstatuten de mogelijkheid om het lid als ontslagnemend te beschouwen als hij zijn bijdragen niet betaalt (ook wanneer hij afwezig blijft op drie opeenvolgende algemene vergaderingen). Daardoor kan 'het kaf van het koren' worden gescheiden en worden alleen de leden behouden die werkelijk belang stellen in de vereniging.

Opgelet: het betreft een weerlegbaar vermoeden, wat betekent dat het lid de kans krijgt het bewijs te leveren niet ontslagnemend te zijn, bijvoorbeeld door het sturen van een brief waarin hij de wens uitdrukt lid te willen blijven van de vereniging. Om dit lid uit te sluiten, is dan een beslissing van de algemene vergadering vereist.
 

Inschrijving van een punt op de agenda

Bij gebreke aan een nadere omschrijving in de statuten, mag de algemene vergadering enkel punten bespreken die vermeld staan op de agenda welke werd meegedeeld samen met de oproeping voor de algemene vergadering.

Een voorstel dat door 1/20 van de werkende leden van de vereniging werd ondertekend moet op de agenda worden geplaatst.
De oproeping moet minstens 8 dagen voor de datum van de vergadering worden opgestuurd. Er werd evenwel vastgesteld dat een termijn van 15 dagen de voorkeur geniet, omdat de leden hun tijdsgebruik dan beter kunnen organiseren.

Het geniet eveneens de voorkeur de mogelijkheid te voorzien om bijkomende punten te bespreken welke niet op de agenda voorkomen, zoals in de ontwerpstatuten het geval is. Daardoor kan de vereniging soepeler worden geleid. Maar om te vermijden dat plots een overdreven aantal te bespreken punten opduiken tijdens de algemene vergadering worden strikte regels voorzien om een debat over bedoelde punten mogelijk te maken (stemming over de toelaatbaarheid van het punt op de agenda).